Diese Veröffentlichung ist das öffentliche Produkthandbuch. Die Fachanwendungen öffnen Sie unter der vom eigenen Betrieb bereitgestellten Adresse; genannte Anwendungspfade beziehen sich auf diese Installation.
# Kontakte, Einkauf, Verkauf, Belege und Kasse
Diese Abläufe arbeiten mit dem aktiven Betrieb. Die Rolle **Lager & Demontage** darf Kontakte, Einkauf und Bestand ändern; **Verkauf & Belege** darf Kontakte, Verkäufe, Rechnungen und Kassenbuchungen ändern. **Administration** darf die freigegebenen Module bedienen und Kassen konfigurieren. **Nur lesen** kann freigegebene Daten lesen. Die Freischaltung des jeweiligen Moduls bleibt zusätzlich erforderlich. Konten und Rollen stehen unter [Einrichtung](https://partuvo.com/handbook/einrichtung.md).
## Kontakte und Einkauf
In „Kontakte“ Kunden und Lieferanten mit Namen und passender Rolle anlegen. Ein Kontakt kann beide Rollen haben. Adressen dürfen mehrere Zeilen enthalten. Archivierte Kontakte bleiben für historische Belege erhalten, stehen aber für neue Geschäfte nicht mehr zur Verfügung. E-Mail-Adressen führen keine automatische Zusammenführung aus. „Kontakt archivieren“ ist keine Löschung früherer Vorgänge.
Unter „Einkauf & Bestellungen“ mit „+ Neue Bestellung erfassen“ beginnen: aktiven Lieferanten wählen, Teile, ganze Mengen und Nettostückpreise hinzufügen; Liefertermin und Notizen sind optional. „Bestellung absenden“ speichert die Bestellung in Partuvo. Es verschickt keine E-Mail an den Lieferanten. Die Bestellung erhält eine fortlaufende Nummer.
Zum Eingang die Bestellung öffnen, tatsächlich gelieferte Mengen je Position und gegebenenfalls Lieferscheinnummer eingeben und „Wareneingang buchen“ wählen. Teilwareneingänge sind möglich; Überlieferung wird abgewiesen. Alle Positionen eines Eingangs werden zusammen gebucht. Danach erhaltene und offene Mengen sowie Bestandsbewegungen vergleichen. „Bestellung stornieren“ ist nur vor dem ersten Wareneingang möglich. Werden Restmengen nicht mehr geliefert, „Restmengen abschließen“ mit Grund verwenden. Bereits erhaltene Ware und Lieferscheine bleiben erhalten; weitere Eingänge dieser abgeschlossenen Bestellung sind gesperrt. Ein gebuchter Wareneingang besitzt hier keinen pauschalen Löschknopf. Fehler müssen über nachvollziehbare Fachkorrekturen berichtigt werden.
## Verkauf und Rücknahme
Unter „Verkaufsentwürfe & Aufträge“ → „+ Neuer Verkaufsentwurf“ Kundenname oder aktiven Geschäftskunden, optional eine getrennte Lieferadresse und mindestens eine Teileposition mit Menge und Nettostückpreis erfassen. „Verkaufsentwurf anlegen“ erzeugt noch keinen Lagerabgang und reserviert keinen Bestand. Mit „Entwurf bearbeiten“ lässt sich der unbestätigte Auftrag korrigieren.
„Verkauf verbindlich bestätigen“ bucht den Bestand aller Positionen ab. Reicht eine Position nicht aus, wird kein Teilabgang ausgeführt. Eine identische Wiederholung derselben bestätigten Aktion bucht nicht nochmals. Ein bestätigter Auftrag kann Ausbau, Pick und Übergabe im [Lagerleitstand](https://partuvo.com/handbook/lager-prozesse.md) benötigen. Diese Schritte erzeugen keinen zweiten Verkaufsabgang. Versanddienstleister und optional Sendungsnummer erfassen und „Als versendet markieren“ nur für den tatsächlichen Versand verwenden. Eine erforderliche Lagerfreigabe muss vorher vorliegen.
„Auftrag stornieren“ verlangt einen Grund und ist nur vor Versand zulässig. Ausgestellte Rechnung oder bestehende Retoure sperren den Storno. Bei bestätigten oder versandten Aufträgen die zurückgenommenen Mengen unter „Retoure buchen“ dokumentieren. „Teile wieder dem aktiven Lagerbestand zubuchen (Wiedereinlagerung)“ bewusst entsprechend der tatsächlichen Rücknahme wählen. Eine Retoure erzeugt weder automatisch eine Gutschrift noch eine Bankrückzahlung. Bereits gebuchte Retouren nicht durch einen weiteren Verkauf oder eine zusätzliche Bestandskorrektur doppelt ausgleichen.
Verkäufe aus Dateien werden im eigenen Menü „Verkaufsdateien“ zunächst geprüft und erst ausdrücklich übernommen. Dabei ist zwischen historischen Belegen ohne Bestandsabgang und operativen Neubestellungen zu wählen. Der genaue Datei-, Vorschau-, Export- und Rücknahmeweg steht unter [Import und Verkaufsdateien](https://partuvo.com/handbook/import.md). Ein gemeldeter Zahlungsstatus erzeugt auch dort keine Zahlung.
## eBay
„eBay“ zeigt den Kontostatus, Bestellungen und vorhandene Angebote. Alle Rollen mit freigegebenem Verkaufsmodul können diese Informationen lesen. Administration und Verkauf & Belege dürfen Aktionen ausführen. Für Angebote und die Zuordnung von Bestellpositionen ist zusätzlich Zugriff auf das Teilelager erforderlich. Das Verkäuferkonto muss vorher vom Betreiber eingerichtet werden; in dieser Ansicht gibt es dafür kein Formular.
### Bestellungen abrufen und prüfen
1. Im Konto „Schreibzugriff“, „Übernahme ab“, „Vollständig bis“ und „Letzter Lauf“ prüfen. „Jetzt abrufen“ fordert einen Abruf an. Das bedeutet noch nicht, dass er bereits abgeschlossen ist. Bestellungen vor dem festgelegten Übernahmebeginn werden nicht neu gebucht.
2. Unter Bestellungen offene Zuordnungen über die tatsächliche aktive Teile-SKU ergänzen und „Zuordnen“ wählen. Partuvo versucht danach die Buchung. Bei „Bestandskonflikt“ den Bestand und die erforderlichen Freigaben klären, danach „Erneut buchen“. Eine ungeklärte Position nicht durch eine beliebige SKU ersetzen.
3. Übernommene Bestellungen unter den Verkäufen kontrollieren. Die Bestätigung bucht die bestellten Mengen ab. Wiederholter Abruf oder eine zusätzliche Verkaufsdatei derselben Bestellung darf keinen zweiten Abgang erzeugen. Bestell- und Positionskennungen deshalb unverändert erhalten.
4. Unvollständige Abrufe und Hinweise prüfen. „Vollständig bis“ bezieht sich auf den geprüften Zeitraum, in dem Bestellungen angelegt wurden. Spätere Änderungen älterer Bestellungen können noch ungeklärt sein. Bereits übernommene Bestellungen eines unvollständigen Abrufs sind trotzdem gebucht.
„Jetzt abrufen“ garantiert keine sofort vollständig geprüfte Bestellhistorie. Bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben die betreffende Bestellung mit eBay vergleichen und die Administration oder den Support einschalten. Die Oberfläche erlaubt die Zuordnung bisher nicht zugeordneter Positionen. Für die Korrektur einer bereits gesetzten falschen Zuordnung gibt es noch keinen vollständigen Bedienweg. Bereits gebuchte Verkäufe werden dadurch nicht nachträglich umgeschrieben.
Vor der Rechnungsanlage müssen Preise und Steuerbehandlung geklärt sein. Bei Rundungsabweichungen oder unklaren Preisangaben bleibt die Rechnung gesperrt. Zahlungen, Erstattungen und Gutschriften entstehen nicht automatisch aus eBay-Statusangaben. Ein eBay-Storno vor dem Versand kann den übernommenen Verkauf stornieren und den Bestand zurückbuchen; eine Rechnung oder Retoure kann diesen Weg sperren. Nach dem Versand ist eine gesonderte Klärung erforderlich. Ein Storno in Partuvo löst keinen automatischen Storno bei eBay aus.
### Vorhandene Angebote bedienen
Die Oberfläche zeigt bereits vorbereitete Angebote. Ein Formular zum Anlegen oder Bearbeiten von Angebotsentwürfen steht noch nicht bereit. Fehlende oder falsche Angebotsangaben daher mit der Administration beziehungsweise dem Support klären.
Vor der Veröffentlichung Titel, Kategorie, tatsächlichen Artikelzustand, **Bruttopreis**, Bilder, Lagerort sowie Zahlungs-, Versand- und Rücknahmerichtlinien prüfen. Die Bilder müssen ausdrücklich zur Veröffentlichung freigegeben sein. Private Partuvo-Galeriebilder werden nicht automatisch für eBay veröffentlicht. Ein gespeicherter Marktplatztext aus dem OE-Stamm ist noch kein veröffentlichtes Angebot.
„Veröffentlichen“ sendet einen vorbereiteten Entwurf. „Erneut senden“ übermittelt den aktuellen Stand eines aktiven Angebots; „Beenden“ fordert dessen Beendigung an. Jede Aktion verlangt eine eigene Bestätigung. Externe Änderungen sind nur bei freigegebenem Schreibzugriff möglich. Die Angebotsmenge richtet sich nach dem aktuellen Partuvo-Bestand. Bestandsänderungen können daher auch die Menge eines aktiven Angebots ändern.
„Wird gesendet“ ist noch keine bestätigte Veröffentlichung. Bei „Ergebnis unklar“ den tatsächlichen Stand bei eBay prüfen und auf die Klärung des vorhandenen Vorgangs warten. Nicht durch einen neuen Entwurf oder wiederholtes Klicken eine zweite Veröffentlichung auslösen. Bleibt der Vorgang ungeklärt, die Administration oder den Support mit Angebotsbezug und genauer Meldung einschalten; für alle solchen Fälle gibt es noch keine eigene Klärungsmaske.
Auch Versandmeldungen können ausstehen oder abgewiesen werden. Den tatsächlichen Versand und den Stand bei eBay prüfen, bevor eine erneute Meldung veranlasst wird. „Beenden“ nimmt weder eine Bestellung noch bereits versandte Ware oder eine Zahlung zurück. Dafür die passenden Retouren- und Korrekturwege verwenden.
Die Verbindung ist noch nicht mit einem echten eBay-/gobecom-Zugang vollständig geprüft. Die angezeigten Hinweise zur Vollständigkeit und zum Übertragungsstatus bleiben deshalb Teil der täglichen Kontrolle. Insbesondere eine Menge von null nicht ohne Prüfung bei eBay als bestätigte Beendigung behandeln.
## Rechnungen und Zahlungsjournal
„Belege & Rechnungslegung“ → „+ Rechnung aus Auftrag erstellen“: bestätigten oder versandten Auftrag wählen, den Steuersatz ausdrücklich in Prozent eingeben und gegebenenfalls ein Fälligkeitsdatum setzen. Partuvo trifft keine automatische steuerliche Einordnung. „Rechnungsentwurf anlegen“ legt einen bearbeitbaren Entwurf an. Vor Ausstellung können Steuersatz, Fälligkeit und Rechnungs-/Lieferadresse korrigiert werden; Kunde, Absender und Positionen sind nicht frei austauschbar. Ein begründeter Abbruch erhält den Entwurf und erlaubt einen neuen Entwurf zum selben Auftrag.
„Rechnung verbindlich ausstellen“ vergibt die endgültige Nummer und schreibt die Belegdaten fest. Spätere Stammdatenänderungen ändern diesen Stand nicht. „HTML-Vorschau öffnen“ zeigt den gespeicherten Beleg im Browser. Die geprüfte hybride E-Rechnung hat einen eigenen Dokumentstatus und Download.
Für **ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2, Profil EN16931** vor der Ausstellung „E-Rechnungsangaben im Entwurf speichern“ verwenden. Verkäufer- und Käuferadresse strukturiert eintragen; sie müssen zur historischen Anschrift passen, mit dem Ländercode auf der letzten Zeile. EUR, Leistungsdatum, Steuerkategorie und vereinbarten Zahlweg ausdrücklich auswählen; bei Überweisung die IBAN ergänzen. Nach der Ausstellung sind diese Angaben unveränderlich.
Nach „Dokumentstatus aktualisieren“ steht bei erfolgreicher Prüfung „Validierte ZUGFeRD-PDF herunterladen“ bereit. Die PDF/A-3b enthält dieselben Rechnungsangaben als eingebettete XML. „Eingebettete XML herunterladen“, „Originalsnapshot herunterladen“ und „Prüfberichte herunterladen“ liefern die zugehörigen Originale und Nachweise. Bei einem technischen Fehler „Nur Dokumentjob wiederholen“ verwenden; Rechnung, Nummer und Bestand werden dabei nicht nochmals gebucht. Fehlende Erzeugungs- oder Prüfsoftware sperrt den Download.
Unvollständige historische Rechnungen, widersprüchliche Adressen/Beträge, abweichende Rundung sowie nicht unterstützte Steuerfälle bleiben gesperrt. Der aktuelle Umfang unterstützt EUR, einen Steuersatz, die ausdrücklich gewählten Kategorien S/Z/E/AE und höchstens 100 Positionen mit ganzen Mengen. Gutschriften haben noch keine eigene vertragliche Netto-/Steueraufteilung und werden daher nicht als ZUGFeRD-Datei ausgegeben. Andere Belegarten werden nicht als Rechnungen deklariert. Zahlungen und Korrekturbuchungen verändern ein bereits archiviertes Original nicht.
Mit „Zahlung buchen“ Betrag, Zahlweg, Zahlungsdatum und gegebenenfalls Referenz dokumentieren. Teilzahlungen sind möglich. „Gutschrift anlegen (GS-...)“ verlangt Bruttobetrag und Grund; eine zugeordnete Retoure kann nicht doppelt gutgeschrieben werden. Die Oberfläche begrenzt den Betrag auf das verbleibende Rechnungsbrutto, nicht automatisch auf den Wert der Retourenpositionen: den sachlich richtigen Betrag selbst prüfen. „Rückzahlung buchen“ dokumentiert eine tatsächlich erfolgte Auszahlung bis zum rückzahlbaren Betrag. Diese Einträge lösen keine Bankbewegung aus.
Eine falsch dokumentierte Zahlung oder Rückzahlung über „Manuellen Eintrag gegenbuchen“ mit Originaleintrag und Korrekturgrund berichtigen. Das Original bleibt erhalten; genau eine Gegenbuchung gleicht es aus. Gegenbuchungen können nicht rekursiv gegengebucht werden. Würde der Zahlungssaldo negativ, zuerst die falsche Rückzahlung korrigieren. Eine echte Auszahlung bleibt eine Rückzahlung und ist kein Eingabefehler.
## Kasse am Tresen
Als Administration „Kasse“ → „Kassen verwalten“ öffnen. Bezeichnung, eindeutiges Belegpräfix, Seriennummer, Standard-USt, Bargeldanfangsbestand und Standort prüfen. TSE-Anbieter und Kartenterminal sind getrennte Einstellungen. Eine Test-TSE ist ausschließlich für Schulungen vorgesehen; „keine“ erzeugt unsignierte Belege. Ein simuliertes Kartenterminal führt keine echte Kartenzahlung aus. Anbieterzugänge nur im vorgesehenen administrativen Formular eingeben, niemals in Supporttexte oder Beispieldateien.
Aktive Kasse wählen, „+ Neuer Beleg“, Artikel scannen/eingeben oder „Freie Position“ ergänzen. Kassenpreise sind **brutto**, anders als Nettopreise in Einkaufs- und Verkaufsentwürfen. Vor „Beleg abschließen“ Positionen, Steuer je Position und vollständige Zahlung prüfen. „Bar“ berechnet Rückgeld aus „Bar gegeben“. „Karte (am Gerät bestätigt)“ dokumentiert die manuell bestätigte Zahlung; Partuvo führt sie nicht am externen Gerät aus. „Karte am Terminal“ ist nur mit eingerichteter Terminalverbindung verfügbar; offene Terminalvorgänge verhindern den Abschluss.
Offene Belege lassen sich begründet abbrechen. Abgeschlossene Belege werden über einen neuen Stornobeleg mit Originalbezug korrigiert; bei Artikelverkäufen Rücklagerung ausdrücklich wählen. Eine reale Kartenrückzahlung muss unabhängig abgewickelt werden. „Zahlung auf Rechnung starten“ verbindet einen Kassenzahlungsvorgang mit einer vorhandenen Rechnung. Einlagen/Entnahmen benötigen Betrag und Grund. Für „Tagesabschluss (Z-Bon) erstellen“ offene Belege zuerst abschließen oder abbrechen und den tatsächlich gezählten Bargeldbestand eingeben. Differenzen und TSE-Ausfälle bleiben sichtbar. „DSFinV-K“ lädt den Export zum Abschluss; dessen Existenz bestätigt keine amtliche Konformität.
## Synthetische Kontrolle und Fehler
Beispiel: Ein Musterteil hat Bestand 10. Ein Entwurf über 2 Stück zu 100,00 EUR netto lässt 10 bestehen. Bestätigung ergibt 8 und 200,00 EUR netto; bei ausdrücklich gewählten 19 % beträgt die Rechnung 238,00 EUR. Zahlung 238,00 EUR ergibt offen 0. Rücknahme eines Stücks mit Rücklagerung ergibt 9; erst eine gesonderte Gutschrift von 119,00 EUR und dokumentierte Rückzahlung von 119,00 EUR gleichen den finanziellen Vorgang aus.
Bei „inzwischen geändert“ den aktuellen Beleg und eigene Eingaben vergleichen. „Entwurf verwerfen“ beziehungsweise der im Korrekturformular angebotene Neuladeweg verwirft bewusst nur diesen Entwurf; Aktualisieren allein bestätigt keine veraltete Version. Bei unklarer Antwort zuerst Beleg, Journal und Bestand lesen, bevor eine neue Buchung begonnen wird. Die Anzeige „gespeichert; Neuladen fehlgeschlagen“ bedeutet bereits gespeicherte Wirkung. Die Wiederherstellung einer Sicherung ist kein Rücknahmeweg für einzelne Geschäfte; sie setzt auch andere Vorgänge auf einen früheren Stand zurück.
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Handbuch 1.4.0 · Stand 30.10.2026